Procedimiento Y Protección Para La Denuncia De Irregularidades
1. Objetivos
La reputación de GreenChem y la confianza de sus clientes y socios comerciales se fundamentan en la integridad y en el cumplimiento de la legislación y la normativa vigente. Nuestros empleados y socios comerciales constituyen una fuente de información valiosa para identificar conductas indebidas e incumplimientos.
La notificación oportuna de cualquier conducta indebida es crucial para evitar o mitigar posibles pérdidas o daños —tanto económicos como reputacionales— para GreenChem y/o Agrofert.
Por ello, si una persona (denunciante) observa o tiene conocimiento de una conducta indebida —real o potencial—, de un incumplimiento de las normas internas o de una infracción de cualquier ley (incluida la legislación de la UE), ya sea por parte de empleados de GreenChem o de socios comerciales de la empresa, tiene la obligación de comunicarlo y reportar los hechos al Responsable de Cumplimiento Normativo (*Compliance Officer*).
Para facilitar una vía segura de denuncia —además de las opciones de comunicación presencial o por correo postal—, GreenChem ha implementado una línea de denuncia (*Whistleblowing Hotline*); se trata de un mecanismo que simplifica el proceso para los denunciantes, permitiendo incluso realizar denuncias de forma anónima.
Con el objetivo de hacer que el proceso de denuncia sea aún más cómodo y seguro, se ha implementado la nueva línea denominada «Tell GreenChem». Las denuncias a través de «Tell GreenChem» se realizan exclusivamente en línea y directamente en el sistema, garantizando así el anonimato del denunciante.
Para evitar malentendidos, cabe señalar que esta nueva línea de denuncia es una solución diseñada a medida para GreenChem y funciona de manera independiente a la herramienta «Tell Us» de Agrofert.
El sistema cumple plenamente con los nuevos requisitos de la Directiva de la UE sobre protección de los denunciantes (Directiva UE 2019/1937) y garantiza la máxima confidencialidad y protección técnica de la información facilitada por los denunciantes. Es posible realizar denuncias de forma anónima; en tal caso, no se realiza ningún seguimiento de la identidad del denunciante.
2. Definiciones
GreenChem se refiere al grupo de empresas GreenChem.
Agrofert se refiere a AGROFERT, a.s.
Por «denunciante» se entiende cualquier tercero —incluidos, entre otros, empleados actuales y antiguos, accionistas, becarios, candidatos a un puesto de trabajo, personas en formación, subcontratistas o cualquier otro socio comercial— que informe sobre una conducta indebida real o potencial, un incumplimiento de las normas internas o una infracción de cualquier legislación (incluida la legislación de la UE).
3. Disposiciones generales
«Tell GreenChem» está a disposición de los socios comerciales y empleados de GreenChem, así como de terceros, tales como clientes, contratistas, proveedores y otros.
«Tell GreenChem» está gestionado por el equipo de Cumplimiento Normativo y ha sido diseñado, establecido y operado de manera que garantiza la integridad y la confidencialidad de la información comunicada por cualquier denunciante.
«Tell GreenChem» permite presentar denuncias o consultas relacionadas con cualquier tipo de conducta ilegal, inmoral o cuestionable, independientemente del cargo que ocupe el denunciante y sin expectativas de recompensa o beneficio personal alguno.
En cumplimiento de la Directiva sobre protección de los denunciantes, «Tell Us» está especialmente habilitado para tratar las siguientes inquietudes relacionadas con la ética:
- Cualquier infracción de las políticas internas (en particular, la Política de Ética de GreenChem).
- Cualquier infracción del Derecho de la UE y de otra normativa aplicable: en particular, en materia de contratación pública, servicios financieros, productos y mercados, prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, seguridad de los productos, protección del medio ambiente, salud pública, protección de los consumidores, protección de la privacidad y de los datos personales, derecho de la competencia, legislación sobre mercados de capitales, etc.
- Antisoborno y anticorrupción
- Incumplimiento de confidencialidad
- Derecho de la competencia
- Delitos financieros
- Conflicto de intereses
- Privacidad de datos
- Fraude y robo
- Cumplimiento en RR. HH. (Acoso, discriminación, etc.)
- Cumplimiento normativo en materia de comercio
En consonancia con los nuevos requisitos de la Directiva sobre la protección de los denunciantes, también puede utilizarse para realizar denuncias en los siguientes ámbitos, para los cuales siguen operativos los canales de denuncia existentes, cuyo uso se recomienda.
- HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente)
- Daños medioambientales
Se puede enviar un informe a «Tell GreenChem» en varios idiomas.
4. Principios
4.1. Anonimato y protección de denunciantes
Todos los informes recibidos a través de Tell GreenChem se tratan de forma confidencial y solo se comunican a terceros basándose en el principio de «necesidad de conocer», en caso de interés legítimo prevalente y únicamente en la medida en que sea necesario y esté permitido.
Las personas que presentan denuncias pueden revelar su identidad o optar por no hacerlo. En cualquier caso, su identidad goza de una protección especial.
Si la persona denunciante decide revelar su identidad, esta solo se divulgará aplicando el principio de «necesidad de conocer», en caso de interés legítimo prevalente y únicamente en la medida en que sea necesario y esté permitido.
En el caso de informes o consultas anónimos enviados a Tell GreenChem, se garantiza adicionalmente que se preservará el anonimato de la persona denunciante.
4.2. Regla de buena fe
GreenChem no tolera represalias contra los denunciantes. Los empleados que tomen represalias contra los denunciantes en relación con su denuncia estarán infringiendo gravemente los principios éticos de LAT Nitrogen y serán objeto de medidas disciplinarias.
Por consiguiente, se otorga una protección especial a los empleados en su calidad de denunciantes. Actuar como denunciante no conlleva restricciones en la carrera profesional, los ingresos u otras oportunidades de desarrollo profesional, ni da lugar a medidas represivas, siempre que la información se haya facilitado de buena fe; es decir, que el denunciante esté convencido o tenga motivos razonables para creer que la información proporcionada es veraz y que se ha producido una infracción de la ley o de las normas internas.
Asimismo, los denunciantes no sufrirán consecuencias negativas si, posteriormente, la información resulta ser incorrecta o si se determina que, de hecho, no ha habido ninguna infracción o conducta indebida. Lo fundamental es que la información se haya facilitado de buena fe. No se espera que el denunciante busque pruebas por su cuenta ni que resuelva personalmente el incidente; los responsables del equipo de Cumplimiento Normativo (Compliance) de GreenChem coordinarán y gestionarán la investigación.
4.3. Tolerancia cero
Si, tras examinar la información recibida, se determina que un empleado, personal cedido o personal de un subcontratista ha incurrido efectivamente en una conducta indebida, ello conllevará consecuencias conforme a la legislación laboral o a la relación contractual subyacente, en función de la gravedad de la infracción.
4.4 Protección de datos
La implementación y el funcionamiento de Tell GreenChem se ajustan a la legislación aplicable en materia de protección de datos y cumplen, en particular, con las obligaciones establecidas en el Procedimiento de Protección de Datos de GreenChem, publicado en nuestro sitio web.
5. Cómo acceder a la línea de denuncias
Tell GreenChem es accesible en home-speakup-reporting.
6. Gestión de los informes recibidos a través de la línea de denuncias
GreenChem se compromete a tratar con la máxima seriedad cualquier infracción notificada o sospechada. Acusaremos recibo de la denuncia presentada a través de «Tell GreenChem» en un plazo de siete días desde su recepción.
GreenChem tramitará e investigará todas las denuncias recibidas a través de «Tell GreenChem» de conformidad con los requisitos legales aplicables y las normas internas.
En un plazo máximo de tres meses desde el acuse de recibo, GreenChem informará al denunciante —en la medida en que sea legalmente posible y razonable— sobre las medidas previstas o adoptadas a raíz de la denuncia. Si aún fuera necesario determinar las medidas adecuadas, se informará de ello al denunciante.
GreenChem conservará los registros de todas las denuncias recibidas durante el tiempo estrictamente necesario y proporcionado para cumplir con la legislación aplicable de la UE, incluida la Directiva relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
7. Información sobre la revisión
Esta es la primera versión del documento.
8. Documentos relacionados
Política de cumplimiento de GreenChem
Procedimiento de protección de datos de GreenChem